La gestione della capacità può salvare i gestori di ristoranti dal collasso: ecco come fare

With the world navigating the realities of COVID-19, stories of upended “normality” have flooded the news cycle. We’ve become accustomed to scenes of “looted” grocery aisles and empty restaurant dining rooms, but Mother’s Day 2020 may go down as a historical event. The holiday often cited as the average restaurant’s busiest day, created a massive snafu for many United States restaurant operators. Harrowing stories of long pickup lines, canceled orders, and parking lot brawls(!) have left many restaurant operators wondering how they could’ve prevented the fiasco. The answer (you read the title!) is restaurant capacity management. Capacity management is a restaurant technology feature that helps you manage your off-premise (and walk-in) workload through smart data and quoting features. We’ll get deeper into that later. First, let’s unpack what happened on Mother’s Day 2020, how operators could have avoided it, and how to prevent it next year. 

Il crollo della festa della mamma 

Con le regole di distanza sociale che ancora impediscono le prenotazioni al tavolo e con la festa della mamma che è una festività ad alto traffico di ristoranti, molti operatori hanno ricevuto più traffico fuori dal locale che mai e non sono riusciti a gestirlo. I clienti effettuavano ordini per il ritiro o la consegna tramite un servizio di terze parti, dove i ristoranti ricevevano gli ordini (generalmente) nel loro sistema di punti vendita. Il POS o il servizio di terze parti indicava ai clienti un orario per il ritiro degli ordini.  Il problema è che queste tecnologie non fornivano ai clienti un preventivo basato sul carico di lavoro effettivo del ristorante. Al contrario, la tecnologia forniva un preventivo preimpostato, basato sull'ordine. Con molte cucine che lavorano a pieno regime, questi preventivi erano spesso imprecisi e non rispecchiavano la loro larghezza di banda. Di conseguenza, molti clienti ricevevano preventivi di ritiro per lo stesso tempo, creando un collo di bottiglia indisciplinato e una serie di ordini in ritardo (in alcuni casi, fino a 30 alla volta!). 

Essere sepolti

Have you ever seen that famous episode of I Love Lucy? The one with the chocolates on the conveyor? Many operators felt like Lucy Ricardo on Mother’s Day (please watch the video if you haven’t). See, it’s bad enough when you get behind on orders — customers get surly, and staff gets stressed. The worst is when you’re already late, and the orders keep coming in!  Questa "sepoltura" è ciò che è accaduto a molti operatori durante la festa della mamma. Non avendo modo di rallentare i nuovi ordini mentre si smistavano gli arretrati, il personale è rimasto sempre più indietro. In poco tempo, ristoranti grandi e piccoli hanno iniziato a riportare storie di:

• Parcheggi invasi da auto. In un caso, una catena di ristoranti non è riuscita a smaltire l'arretrato, così il direttore (accompagnato dalla polizia municipale!) ha avuto lo spiacevole compito di informare il gruppo irato che avrebbe annullato le ordinazioni. ha avuto lo spiacevole compito di informare il gruppo irato che avrebbe cancellato le loro ordinazioni.
• Clienti in attesa di ordini per oltre un'ora, in alcuni casi più di due. 
• Operators giving up and opening doors for walk-in, violating social distancing protocol and sparking heated debates online.

Questi incidenti danneggiano la reputazione del marchio e creano notevoli responsabilità finanziarie che nessun ristorante può permettersi in questo momento! 

Come gli operatori avrebbero potuto evitare il crollo: Gestione della capacità

Quando gli operatori utilizzano la tecnologia nei loro ristoranti, possono creare una maggiore efficienza e ridurre gli sprechi di tempo. Le integrazioni intelligenti servono anche a creare ristoranti "intelligenti", cioè dinamici e automatizzati, in cui ogni postazione è al corrente dell'altra. Capacity management, a feature present in a quality kitchen display system (KDS), helps in sidestepping these off-premise issues. When fully integrated as part of a restaurant platform, capacity management features take a “reading” of your kitchen bandwidth. Through real-time order tracking, it can identify, down to the minute, where an item is in its journey. Because it uses the order data in your restaurant, and not an arbitrary pre-set, these quotes are truly accurate. Quando la cucina è piena di ordini, le funzioni di gestione della capacità ne terranno conto. Quando si forniscono preventivi per i nuovi ordini in arrivo, gli ospiti riceveranno un orario di ritiro più lontano.  Imagine your orders are bbs rolling through a straw. Now imagine yourself squeezing the straw tighter, slowing their flow. Capacity management features work in the same way, “throttling” the incoming orders for you. The longer times allow your staff to catch up with demand and prevents you from frustrating guests with an overly optimistic time that you can’t meet. When the traffic eases up, those quotes will shift to reflect it, becoming shorter.   La gestione della capacità è fondamentale per i ristoranti off-premise perché consente di fornire automaticamente le migliori offerte ai clienti, mantenendo sempre le promesse.

Aggregatori off-premise

Inoltre, i gestori possono evitare il caos che molti raccontano in occasione della festa della mamma utilizzando gli aggregatori fuori sede. Molti ristoranti utilizzano diversi canali, o punti di accesso, per gli ordini fuori sede. Questi canali possono includere il sito web, le ordinazioni su chiamata e quelle tramite un'applicazione di consegna di terzi. An off-premise aggregator helps you by taking all these different order types and organizing them into a coherent dashboard. By presenting all the information in a simple “at-a-glance” format, operators limit the time spent frantically running back and forth with orders. Staff and operators have everything they need to manage those orders in one place. Additionally, with an integrated platform, those aggregators can push information to the kitchen and front-of-house, like order statuses, keeping the team in the loop without having to leave their station. 

Order Ready Screens 

Una lunga attesa è già abbastanza terribile, ma una lunga attesa senza una fine prevedibile? Un'agonia pura! È questa incertezza che ha colpito molti dei clienti citati in precedenza e che la tecnologia avrebbe potuto aiutare a evitare.  Order Ready screens remove this “unknown,” and empower your waiting guests with information. These screens let them know where they are in line, and in what stage your staff has the meal. The simple displays mean guests can keep tabs on their order from a distance, without disrupting social distancing measures. 

Gestione della capacità: Conclusione

La gestione della capacità aiuta le attività di ristorazione a bilanciare il carico di lavoro e il traffico tra gli ordini dei clienti che entrano (che un giorno torneranno!) e quelli dei clienti esterni. Grazie alla lettura dei dati in tempo reale, è possibile mantenere sempre le promesse fatte agli ospiti fuori sede, perché si fanno le quotazioni in base a ciò che sta accadendo, invece di tirare a indovinare.  Poiché la ristorazione fuori casa diventa la "nuova normalità", gli operatori possono aspettarsi di vedere un aumento del traffico in queste aree, più di quanto non abbiano mai fatto. Le funzioni di gestione della capacità nella tecnologia dei ristoranti impediscono che si verifichino crolli come quello della festa della mamma del 2020. Iscrivetevi al blog per ricevere altri interessanti contenuti sui ristoranti!

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L'autore

Dylan Chadwick è stato Content Marketing Manager di QSR Automations. Si è laureato alla Brigham Young University in inglese e giornalismo e ama scrivere, disegnare e dipingere. Quando è libero di farlo, ama la musica ad alto volume, i cani adorabili e i documentari su questi argomenti.